Erklärung zur Datenverarbeitung / Datenschutz / entstehende Datenströme bei einer Auftragserteilung zur Videodigitalisierung bei Gerlinde Joachim www.videos-auf-dvd.com“ Stand: Oktober 2021

Unser Geschäft basiert auf Vertrauen und Transparenz.

Mit den nachfolgenden Erläuterungen zum Datenschutz und unserer Dokumentation der einzelnen Bearbeitungsschritte möchten wir Sie u.a. über die anfallenden und gespeicherten Personen- und Videodaten und die Datenströme aufklären, die bei der Auftragsabwicklung und der Digitalisierung Ihrer angelieferten Videokassetten in unserem Unternehmen entstehen.

Unternehmen und Verantwortliche

Gerlinde Joachim
Inhaberin und Datenschutzbeauftragte von
www.videos-auf-dvd.com
Klammsbosch 3
77880 Sasbach
E-Mail: info@videos-auf-dvd.com

Ansprechpartner für alle Fragen zu den nachfolgenden Informationen:

Holger Joachim
Telefon: 07841-6039616
E-Mail: holger.joachim@videos-auf-dvd.com

Eingangskontrolle der übersandten Kassetten, Beklebung jeder Kassette bzw. der Kassettenhülle entweder mit einem farbigen Markierungspunkt oder einem computer-erstellten Etikett, welches den Kundennamen, das Eingangsdatum, die Zahl der beauftragten Kassetten, die Kassettennummer und ein farbiges Icon enthält. Sowohl die DVD-Hülle(n) als auch das Auftragsdokument erhält den gleichen Markierungspunkt bzw. das gleiche Etikett. Mit dieser Vorgehensweise sind Verwechslungen von Kassetten verschiedener Kunden im Rahmen der Auftragsbearbeitung ausgeschlossen.

Falls eine DVD-Titeltext-Bedruckung beauftragt wurde, wird entweder die mitgelieferte Titelliste in einer Microsoft Excel Datei im .csv-Format lediglich unter dem Kundennamen und Tagesdatum als Dokumentenname im internen Netzwerk auf einem NAS-System (Massenspeicher) gespeichert (ebenso vorab übermittelte Titellisten im PDF- oder Excelformat ).

Wichtig: Es werden bei der Auftragsvorbereitung keine Adressdaten des Kunden erfasst, lediglich ggf. Vor- und Zuname zur Erstellung der Auftragsetiketten und ggf. zur Speicherung der Titelliste.

Die Kassetten werden nach der Arbeitsvorbereitung in der Produktion mittels DVD-Rekorder auf DVD-Rohlinge überspielt und anschließend in die vorbereiteten und entsprechend markierten Kunden-DVD-Hüllen eingelegt. Die Produktion erfolgt parallel auf bis zu 40 Stationen.

Wichtig: Es werden bei der Überspielung auf DVD-Rohlinge keine Kundeninformationen mitgespeichert. Im DVD-Menü werden lediglich die Kassettennummer und die Stationsnummer, an der die Überspielung erfolgte, gespeichert – sowie die Inhalte der Videokassette als .vob-Videodateien. D.h. der Inhalt einer DVD kann in keiner Weise einer bestimmten Person zugeordnet werden.

Die produzierten Kunden-DVDs werden nach der Produktion im Rahmen eines Seriendruck-Verfahrens über Robotersysteme automatisiert bedruckt (Kunden-individuell wird dabei ggf. nur der vorgegebene Titeltext und die entsprechende (fortlaufende) Kassettennummer mit aufgedruckt.

Wichtig: Die Bedruckung der DVDs enthält keine Kundeninformationen (außer ggf. Namen, die vom Kunden als Titeltext vorgegeben wurden).

Wichtig: Grundsätzlich gilt, dass wir alle Kunden-DVD-Dateien für einen Zeitraum von 14 Tagen speichern und danach löschen. Der Kunde erklärt sich mit der Unterschrift auf dem Auftragsformular mit dieser Speicherung seiner Digitalvideos sowie der Speicherfrist von 14 Tagen einverstanden.

Die bedruckten DVDs werden über unsere Robotersysteme automatisiert eingelesen und auf einem so genannten NAS-System in unserem lokalen Unternehmens-Netzwerk zurückgespeichert. NAS ist die Abkürzung für “Network Attached Storage” und bezeichnet ein intelligentes Speichersystem im Unternehmensnetz.

Unser NAS-System hat eine Gesamtkapazität von ca. 80 Terabyte (8 x 10 Terabyte-Laufwerke), die über ein RAID10-System gesichert bzw. gespiegelt werden (d.h. auch bei plötzlichem Ausfall eines oder mehrerer Laufwerke ist sichergestellt, dass alle gespeicherten Daten erhalten bleiben).

Hierzu wird in einem Verzeichnis „Sicherung Kunden-DVDs“ der Kundenname und das aktuelle Datum als Unter-Verzeichnis angelegt. Die Speicherung der durch die Robotersysteme eingelesenen vollständigen DVD-Dateien erfolgt dann in das entsprechende Kunden-Unterverzeichnis.

Für jede DVD wird dabei automatisch ein eigenes Verzeichnis mit einem aktuellen „Timecode-Namen“ angelegt und darunter jeweils die gesamte DVD-Verzeichnis-Struktur und alle Dateien gespeichert. Nach Ende des Einlese- und Speicherprozesses aller DVDs werden dann manuell die DVD-Verzeichnisse eines Auftrags  in „DVD (NUMMER)“ für die fortlaufende Nummerierung umbenannt (diese entspricht dann auch den abgespeicherten DVD- bzw. Kassettennummern).

Wichtig: Die Speicherung der digitalen Kunden-Videos in unserem NAS-System erfolgt ausschließlich unter dem Namen des Kunden (Vor- und Zuname und ggf. Firma + aktuelles Datum) ohne Adressinformationen. D.h. es gibt keine Verbindung zwischen den gespeicherten Videodateien und verifizierbarer Daten des Auftraggebers.

Alle unsere Computer sowie auch das NAS-System selbst sind passwortgeschützt (mit regelmäßigem Wechsel des Passworts) und mit aktueller Virenschutz-Software ausgestattet, die sich selbständig aktualisieren. Da alle DVDs über Stand-alone DVD-Rekorder (und nicht über Computersysteme) produziert werden, ist eine Virengefahr für die DVD-Dateien nach menschlichem Ermessen ausgeschlossen.

Zugriffsberechtigt auf alle gespeicherten Dateien – also auch die Kunden-Videodateien – sind nur Frau Gerlinde Joachim („Verantwortliche“) und Herr Holger Joachim (Mitarbeiter).

Sofern der Einlese-Prozess für jede DVD eines Auftrags funktioniert hat (was gleichbedeutend ist mit erfolgreicher Prüfung auf Kopierbarkeit und Abspielbarkeit jeder DVD), erfolgt im nächsten Schritt die Qualitätskontrolle der DVD-Videos. Wurde eine DVD wegen Brennfehler vom Robotik-System ausgeworfen, muss die betreffende Kassette erneut überspielt werden.

Die Kontrolle jeder DVD bzw. der Digitalvideos erfolgt über Windows-Notebooks / Windows-Computer mittels der Software VLC Media Player. Dabei wird jede unter dem Kundennamen gespeicherte DVD-Nummer auf dem NAS durch das Doppelklicken der Datei video_ts.ifo im Verzeichnis video_ts aufgerufen und abgespielt und stichprobenartig auf Störungen kontrolliert sowie die überspielte Zeit auf der Titelliste dokumentiert, ebenso wie aufgetretene Störungen. Fallen hierbei starke Störungen auf, die aufgrund von Erfahrungswerten evtl. durch eine Neuüberspielung behoben werden können (und nicht bereits während der Überspielung aufgefallen sind), erfolgt i.d.R. eine Neuüberspielung der betreffenden Kassette.

Nach der Qualitätskontrolle / Freigabe aller Digitalvideos erfolgt ggf. die Übertragung des gesamten Verzeichnisses bzw. der Dateien eines Kunden auf den ggf. mitgelieferten USB-Stick bzw. die ggf. mitgelieferte externe Festplatte oder auf einen mitbestellten passenden USB-Stick (San Disk Ultra mit USB3.0).

Die Übertragung der Dateien auf das entsprechende Speichermedium erfolgt an unseren Laptops und Computern jeweils über eine USB3.0-Schnittstelle. Nach Übertragung erfolgt ein Abgleich, ob die Gesamt-Dateigröße des Kunden-Verzeichnisses auf der NAS identisch ist mit der Dateigröße auf dem „Kunden-Speichermedium“.

Der Versand der Speichermedien erfolgt dann gut verpackt zusammen mit den DVDs und Kassetten (i.d.R. per DHL-Paket, bei Kleinaufträgen ggf. auch per Briefsendung).

Nach der Qualitätskontrolle / Freigabe aller Digitalvideos erfolgt – nur falls der Download-Service mitbestellt wurde – ggf. der Upload des gesamten Verzeichnisses bzw. der Dateien eines Kunden verschlüsselt über SFTP („Secure File Transfer Protocol“) über das Internet auf einen Onlinespeicher namens „HiDrive“ beim größten deutschen Internetprovider, der STRATO AG.

Zitat von der STRATO Website: Die Sicherheit Ihrer Daten steht für uns an erster Stelle. Unsere Rechenzentren gehören zu den sichersten der Welt und sind nach ISO 27001 durch den TÜV NORD zertifiziert. Die Speicherung erfolgt DSGVO-konform

Der Upload zu STRATO kann dank FTTH-Glasfaser-Internetanbindung an unserem Standort in Sasbach mit einer Geschwindigkeit von bis zu 400 Mbit / Sekunde erfolgen (Download: 1 GBit).

Nach dem Upload erfolgt unsererseits zur Sicherheit ein Abgleich, ob die Gesamt-Dateigröße des Kunden-Verzeichnisses auf unserer NAS identisch ist mit der Dateigröße im entsprechenden HiDrive-Kundenverzeichnis bei STRATO.

Der Kunde erhält nach Zahlungsavisierung umgehend eine E-Mail, die einen verschlüsselten Link enthält.

Dieser Link wird in der HiDrive-Cloud für jedes Kundenverzeichnis durch Drücken des „Freigabe“-Buttons im HiDrive-Kunden-Verzeichnis individuell und verschlüsselt erzeugt.

Da Jeder, der in den Besitz dieses „Links“ kommt, vollen Zugriff auf die DVDs -bzw. Digitalvideos des Kunden erhält, ist jeder Kunde nach Erhalt des Links zu einem sicheren Umgang damit verpflichtet. Es steht aber jedem Kunden im eigenen Ermessen frei, den Link an Vertrauenspersonen weiterzugeben. Innerhalb der Speicherfrist von 14 Tagen kann beliebig oft und von beliebig vielen Personen auf die Daten zugegriffen werden.

Nach Aufruf des Links kommt man direkt in das entsprechende Kundenverzeichnis und kann dort dann die DVDs einzeln oder komplett auf den eigenen Rechner herunterladen. Die DVD-Daten werden von STRATO gezippt und müssen dann nach dem Download vom Kunden entzippt werden.

14 Tage nach dem Upload erfolgt automatisch die Löschung des entsprechenden Kunden-Verzeichnisses bei STRATO (kann auf Wunsch verlängert werden).

Zugriffsberechtigt auf alle gespeicherten Dateien in dem von uns angemieteten HiDrive-Bereich (aktuell 1 Terabyte Speicherplatz, jederzeit erweiterbar) sind nur Frau Gerlinde Joachim („Verantwortliche“) und Herr Holger Joachim (Mitarbeiter). Durch verschiedene organisatorische Vorsichtsmaßnahmen ist sichergestellt, dass jeder HiDrive-Link nur an den jeweiligen auftraggebenden Kunden übermittelt wird.

Wichtig: Im HiDrive-System gibt es keine Verbindung zwischen den DVD-Dateien / Digitalvideos und verifizierbaren Kundendaten. Die einzig sichtbaren Kunden-Daten sind der Vor- und Zuname im Verzeichnisnamen.

Falls gewünscht, wandeln wir die DVD-Videos (mit i.d.R. mehreren .vob-Dateien je DVD) in jeweils eine einzelne MP4-Datei um.

Hierfür werden an unseren Computern und Notebooks über eine Software die .vob-Dateien der betreffenden DVD(s) aus dem NAS-System in die Konvertierungs-Software importiert und dort alle .vob-Dateien durch die Software und entsprechende Rechenleistung in eine einzelne MP4-Datei umgewandelt.

Das MP4-Format ist optimal für mobile Endgeräte wie Smartphones und Tabletts geeignet und auf diesen Geräten ist auch – trotz hoher Komprimierung – i.d.R. kein Qualitätsunterschied im Vergleich zum DVD-Video zu erkennen. Die Dateigröße beim MP4-Format liegt ungefähr bei 1/3 des entsprechenden DVD-Videos mit MPEG2-Dateien.

Die MP4-Datei(en) wird bzw. werden dann auf der NAS im gleichen Kundenverzeichnis gespeichert wie die DVD-Dateien und anschließend per Upload ins HiDrive Cloudsystem transferiert (siehe Punkt 7).

Dieser Datei-Umwandlungsprozess läuft im Übrigen vollständig ohne Verbindung zu Kundendaten ab.

Nach Fertigstellung Ihres Auftrags scannen wir zunächst das Auftragsformular und die Titelliste und speichern dieses Dokument als PDF ab.

Da diese Dokumente steuerrelevant sind, werden diese für die Dauer von 10 Jahren archiviert. Die Speicherung erfolgt nur unter dem Vor- und Zunamen des Kunden und dem aktuellen Tagesdatum.

Danach erfolgt die Rechnungsstellung über unser Rechnungsprogramm. In diesem Rechnungsprogramm speichern wir als Kundendaten folgende Daten:

  • Firma (ggf.)
  • Vorname Name
  • Straße,
  • Land, PLZ, Ort
  • und ggf. noch eine alternative Lieferanschrift

Wir speichern im Rechnungsprogramm weder Telefonnummern noch E-Mail-Adressen unserer Kunden.

Die Rechnung mit Ihren Kundendaten und allen Auftragspositionen wird – da steuerrelevant – im Rechnungsprogramm für mindestens 10 Jahre gespeichert.

Zur Übersendung der Rechnung erfolgt die Ausgabe / Speicherung jeder Rechnung als PDF-Dokument, welches wir im Rahmen unserer Erledigungs-E-Mail an den Kunden übermitteln. Auch diese PDF-Rechnungen mit Ihren Kundendaten werden – da steuerrelevant – für 10 Jahre archiviert.

Die Erledigungs-E-Mail, die wir unmittelbar nach Auftragserledigung / Rechnungsstellung an den Kunden versenden, wird an die vom Kunden im Auftragsformular angegebene E-Mail-Adresse verschickt.

Die E-Mail-Adresse des Kunden wird ausschließlich für die Übermittlung der Erledigungs-E-Mail und ggf. andere auftragsbezogene Kommunikation verwendet. Wir garantieren Ihnen, dass wir Ihre E-Mail-Adresse niemals an Dritte – unabhängig zu welchem Zweck – weitergeben werden. Dies gilt auch für evtl. übermittelte Telefon- und Telefax-Nummern.

Der E-Mail-Schriftverkehr – inkl. Erledigungs-E-Mail und den dazugehörigen E-Mail-Adressen – ist aber als geschäftliche Kommunikation steuerrelevant und muss deshalb von uns für 10 Jahre in unserem E-Mail-System „Outlook“ von Microsoft archiviert werden (Speicherung der Outlook .pst-Dateien erfolgt auf unserer lokalen NAS).

So viel zu den Abläufen und daraus resultierenden Datenströmen.

Wenn Sie gerade vor der Entscheidung stehen, einen Auftrag zur Digitalisierung Ihrer privaten „Schätze“ zu vergeben, hoffen wir, dass Ihnen diese Dokumentation hilft, Vertrauen zu unserem Unternehmen aufzubauen und uns Ihren Auftrag anzuvertrauen.

Falls noch irgendwelche Fragen offen sind oder Ihnen Informationen fehlen, stehen wir Ihnen jederzeit gerne auch telefonisch unter 07841-6039616 zu Bürozeiten zur Verfügung – oder rund um die Uhr per E-Mail an info@videos-auf-dvd.com.

Ihr Team von

Gerlinde Joachim

www.videos-auf-dvd.com